Von der Bewerbung zum optimalen neuen Mitarbeiter in sieben Tagen

Wie es viele machen und wie es nicht gemacht werden soll

Wir haben schon das ein oder andere Negativbeispiel von Unternehmen geschildert, die nach eigener Aussage sehr dringend auf der Suche nach neuen Mitarbeitern sind und sich deshalb an uns wenden. Sobald sie dann die ersten passenden und vorqualifizierten Profile erhalten,

-        erfolgt das Feedback zu diesen entweder erst nach Wochen, wenn die Kandidaten nicht mehr verfügbar sind

-        oder die Termine für die Vorstellungsgespräche werden für in vier Wochen oder länger gesetzt, wenn die Kandidaten nicht mehr verfügbar sind

-        oder die finale Entscheidung für oder gegen einen Bewerber dauert ewig, bis die Kandidaten nicht mehr verfügbar sind

-        oder Bewerber werden abgelehnt, weil sechs Monate Erfahrung fehlen, weil ihre Jahres- Gehaltsvorstellungen 3.000€ über dem Budget liegen, weil sie einen Tag Home-Office pro Woche haben möchten, usw

-        oder die Vertragserstellung des Arbeitsvertrages dauert so lange, dass der Bewerber mittlerweile bereits woanders arbeitet.

Diese Fälle haben wir alle schon mehrfach erlebt und zeigen, wie es nicht gemacht werden soll. Nun möchten wir auch mal ein absolutes Paradebeispiel präsentieren, wie ein Bewerbungs- und Einstellungsprozess ablaufen soll, wenn man wirklich Interesse daran hat neue Leute einzustellen.

Dieses Unternehmen hat verstanden, wie ein optimaler Bewerbungs- und Einstellungsprozess aussieht

Ein Unternehmen, mit dem wir schon einige Zeit zusammenarbeiten, hat uns angesprochen auch für einen weiteren Standort nach den passenden Mitarbeitern zu suchen. Mit dieser Niederlassung hatten wir im Vorfeld noch nicht gearbeitet, doch es stellte sich sehr schnell heraus, dass der Standortleiter genau verstanden hat, dass es sich in der Bauindustrie um einen Bewerbermarkt handelt. Ihm ist bewusst, wie schwierig es ist die passenden neuen Mitarbeiter zu finden und vor allem auch zu halten und wie wichtig Schnelligkeit und persönliche Wertschätzung dabei ist.

So läuft der Prozess:

§  Der Standortleiter erhält ein Profil eines vorqualifizierten und extra für ihn ausgewählten Kandidaten.

§  Wir erhalten sofort ein Feedback zum Kandidatenprofil.

§  Es folgt innerhalb kürzester Zeit die Einladung zu einem ersten Kennenlernen via Videokonferenz.

§  Der Termin zum Erstgespräch findet statt.

§  Nach einem ausführlichen digitalen Kennenlernen fällt der Standortleiter direkt die Entscheidung dem Bewerber ein Angebot zu machen.

§  Sobald diese Entscheidung positiv ausfällt, wird das Angebot erstellt und an den Kandidaten versandt.

§  Bei einem Termin vor Ort wird das Team vorgestellt, man geht etwas essen oder trinken und der Vertrag wird unterzeichnet.

Die 6 Gründe, weshalb dieser Prozess so herausragend funktioniert

1.     Vorbildliche Schnelligkeit in allen Stufen- bei dem Profil- Feedback: zwischen der Zusendung des Profils und dem Feedback, ob ein Gespräch stattfinden soll, vergehen Minuten bis max. wenige Stunden.- bei der Terminfindung: zwischen dem positiven Feedback zum Kandidatenprofil und dem digitalen Kennenlernen von der Führungskraft und dem Kandidaten vergeht immer weniger als eine Woche- bei der Entscheidung gegen oder für einen Kandidaten: fast unmittelbar nach der Videokonferenz steht fest, ob der Kandidat ein Angebot erhält.- bei der Angebotserstellung: max. drei Werktage nach der Videokonferenz erhält der Kandidat das Angebot per E-Mail- bei dem persönlichen Termin und der Vertragsunterzeichnung: etwa eine Woche bis max. zehn Tage nach dem Angebot findet der Termin für das persönliche Kennenlernen mit dem Team und die oft zeitgleiche Vertragsunterzeichnung statt

2.     Ein präziser ausgearbeiteter Prozess mit automatisierten Vorlagen und Strukturen

- Ein Leitfaden mit den wichtigsten Aspekten für das erste Kennenlernen per Videokonferenz

- Eine Angebotsvorlage für Bewerber, in die die jeweiligen individuellen Daten eingetragen werden

- Fertige Vertragsvorlagen, die entsprechend dem neuen Mitarbeiter angepasst werden

- Ein abgestimmter Ablauf im Team, wie sie sich neuen potenziellen Kollegen über verhalten sollen und was sie zusammen unternehmen, um sich persönlich besser kennenzulernen

3.     Das nötige Vertrauen in unsere Vorauswahl und Vorqualifizierung der Bewerber

- Bisher wurden alle von uns vorgestellten Kandidaten zu einem ersten virtuellen Kennenlern-Gespräch eingeladen, denn schließlich "muss man erstmal mit den Menschen sprechen, um zu sehen, ob es passt". Dabei verlässt sich der Standortleiter auf unsere Vorauswahl und Vorqualifizierung auf Basis seiner besprochenen Rahmenparameter und Anforderungen. Ein erstes schriftliches Profil sagt schon einiges aus, was sich aber genau menschlich und fachlich dahinter verbirgt, kann man nur im direkten Austausch herausfinden. Und genau das ist ihm bewusst und lässt sich so keine Chance auf den perfekten Mitarbeiter entgehen.

4.     Eine persönliche Ebene aufbauen und sich ausreichend Zeit nehmen

Die Videokonferenz für den ersten Austausch und um sich kennenzulernen, dauert gerne mal zwei oder auch zweieinhalb Stunden. Dort wird alles besprochen, was den Kandidaten, das Unternehmen und den Job betrifft. Neben den Aufgaben, der Teamstruktur, den Projekten und Entwicklungsmöglichkeiten wird auch großer Wert auf die persönliche Ebene gelegt. Nur so können tatsächliche Beweggründe für einen Arbeitgeberwechsel ermittelt werden und beide Parteien stellen fest, ob sie auch menschlich und langfristig zusammenpassen. Des Weiteren werden auch alle Rahmenparameter wie Gehalt und Starttermin besprochen, um von Anfang an offen und mit den gleichen Vorstellungen zu arbeiten. Sowohl die Hard Facts als auch der persönliche Part (z.B. in Bezug auf Entwicklungspläne) fließen dann in das Angebot ein und der Bewerber ist beeindruckt, wie sehr ihm in diesem Gespräch zugehört wurde.

5.     Die aufrichtige Wertschätzung gegenüber den Kandidaten

Der gesamte Verlauf auch nach dem ersten Gespräch setzt auf eine ausführliche Kommunikation. So wird der Kandidat vor bzw. unmittelbar nach dem Versenden des Angebots informiert, um zu verhindern, dass es untergeht oder versehentlich im Spam-Ordner landet. Während der Angebotsprüfung oder Bedenkzeit seitens des Kandidaten werden ihm immer wieder Optionen angeboten, an denen er Rückfragen stellen kann oder nochmal in den Austausch treten kann. Dies zeigt wahres Interesse und aufrichtige Wertschätzung gegenüber ihm oder ihr als Person und nicht nur als Arbeitskraft.

6.     Das Miteinander und die direkte Eingliederung ins Team

Wenn das unterbreitete Angebot auf Interesse bei dem Kandidaten stößt, folgt ein Termin vor Ort, an dem das Team vorgestellt wird. Da alle relevanten Unterlagen bereits im Vorfeld erstellt wurden und der vertragliche Teil durch den Kandidaten ausführlich geprüft werden konnte, wird dieser Termin auch meist dazu genutzt den Arbeitsvertrag vor Ort zu unterzeichnen. Zudem findet eine gemeinsame Unternehmung (z.B. Essen gehen) statt, um das Teamgefüge zu stärken und den neuen Mitarbeiter direkt mit offenen Armen aufzunehmen.

Diese Aspekte machen einen wahren Unterscheid aus und haben dafür gesorgt, dass bisher alle Kandidaten, die ein Angebot erhielten, dieses auch angenommen haben.

Dieser Unternehmer hat erkannt, dass es vor allem in seiner Verantwortung liegt sich bei Bewerbern zu bewerben und ihnen einen Anlass zu bieten bei ihm tätig zu werden. Unnötige Arroganz, dass sich Kandidaten glücklich schätzen dürften, überhaupt zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen zu werden ist hier fehl am Platz.